Depuis juillet 2019, le service achats anciennement rattaché à la direction logistique fait partie de la direction administrative et financière (DAF). Pour rappel, celui-ci a pour mission d’apporter un soutien aux directions afin de trouver des prestataires de services ou du matériel répondant aux besoins de imad au meilleur rapport qualité-prix.

L’objectif de ce rattachement est de centraliser les achats institutionnels au sein des finances et de réduire les coûts. Il permet en effet à la DAF, qui a une vision plus large de l’ensemble des dépenses institutionnelles, d’harmoniser les processus qui vont de la définition des besoins au paiement des factures. Il s’agit également de garantir que le cadre réglementaire fixé par la loi sur l’accord intercantonal sur les marchés publics (AIMP) soit respecté.

Ainsi, deux acheteurs professionnels recrutés récemment viennent renforcer l’équipe qui est en charge de négocier avec les fournisseurs et de lancer des appels d’offres. Le service achats aura aussi pour mission de mettre en place un mécanisme de demande interne et d’achat le plus simple possible. Ce dernier sera d’ailleurs dématérialisé dans l’outil comptable de l’institution OPALE.

Autre avantage, la logistique se trouve déchargée de la partie concernant les commandes de matériel de soins et fournitures de bureau avec le rattachement – en qualité d’approvisionneur – d’un collaborateur de la logistique au service achats.

La directive d’achat, qui sera prochainement disponible sur wikimad, formalise quant à elle ces nouveaux processus et fixe les rôles et responsabilités des acteurs internes (directions demandeuses, acheteurs, approvisionneurs, responsables budgétaires).